İnsan Kaynakları Üst Yönetimi Nasıl İkna Eder?

Etkileme ve İkna Etme yetkinliğini Satış kadrosundakilerin mesleki yetkinliği olarak ele alırız yetkinlik el kitaplarında. Acaba insan kaynakları da bir nebze satış fonksiyonu içeriyor mu? Cevabınız evetse doğru yoldayız. İlker Taner Uzun ikinci baskısı çıkan kitabında ‘Önce Kendimi Sattım’ diyor. Satış önemli bir süreç ve hayatımızın her anında var. Peki İnsan Kaynakları şirketin üst yönetimine kendini nasıl satmalı?

İnsan Kaynakları Bölümünün şirket içinde nasıl konumlandığı ile başlayabiliriz.

• İnsan Kaynakları Bölümü hangi üst pozisyona bağlıdır?
• Şirket üst düzey yöneticileri İnsan Kaynakları Bölümünü nasıl algılamaktadır?
• İnsan Kaynakları Bölümü İcra /Koordinasyon vb. kurullarda temsil edilmekte midir?
• İnsan Kaynakları Bölümüne hangi alt fonksiyonlar bağlıdır?
• İnsan Kaynakları Bölümünden ne beklenmektedir?

Tüm bu soruların cevaplarını kendi şirketleriniz için düşünmeye başladınız bile…

Aslında hangi üst pozisyona bağlı olursa olsun önemi yok. Hiyerarşiden ziyade fonksiyona odaklanmalı bölümler. CFO’ya da bağlı olabilirsiniz, COO’ya da CEO veya Yönetim Kurulu Başkanı’na da. Önemli olan konumlanırken hangi stratejilere odaklandığınız.

İK Konumlandırma Stratejileri nelerdir?

• İK faaliyetlerinin / çıktılarının faydasını anlatarak konumlandırma
• İK faaliyetlerinin /çıktılarının ik ile işbirliği /iletişim içinde olan üst ve orta kademe yönetim, çalışanlar ve potansiyel çalışanlar üzerine konumlandırılması
• İK Faaliyetlerinin/çıktılarının nasıl ve ne zaman kullanıldığı üzerine konumlandırma

Konumlandırmaları yaparken basit, kafa karıştırmayan ve yormayan bir yalınlık tercih edilmesi akılda daha fazla kalır . Örneğin periyodik ik raporunu sunarken; onlarca farklı veriyi bir kerede anlatmaktansa önceliklerin belirlenerek aktarılması – mümkünse yönetici özeti (executive summary) hazırlanması bir yöntem olabilir.

Algı ile devam edelim-Algı insanın kendi varlığından veya çevresinden aldığı uyarımların, zihinde yorumlanması, manalandırılması demekmiş. Buradan çıkan sonuç; şirket üst yönetiminde uyandırdığınız algı gelecekteki varlığınız ve sürdürebilirliğiniz için önemlidir. Algının pozitif, negatif veya nötr olması işlerliğinizi etkiler. Ne yapmalı?

İK’nın algı yönetimini yaparken planlı ve dirayetli olması  şirket içindeki konumunu güçlendiren bir unsurdur. Burada diplomasi, uzlaştırıcı olma, taraf olmaktan ziyade çözümcü yaklaşımlar sergileme İK’nın hem üst yönetim hem de çalışanlar tarafından olumlu algılanmasını destekler.

Dirayetli olmak ‘yılmamak’ kavramını da düşündürüyor. Yönetim ekibini yeni proje ve uygulamalar için ikna etmek kolay değildir. Çok büyük hazırlıklar yapıp projeyi aktaracak sunumlar, simülasyonlar hazırlarsınız. Bazen toplantı o kadar farklı konulara gelir ki, sizin heyecanla sunmaya hazırlandığınız projeye sıra gelemez. Halbuki çok yakın zamanda aksiyona geçmeniz gereken bir faaliyet veya acilen sonuca ulaştırılması gereken bir konu olabilir .Belki de performans yönetim sistemi zamanı veya yıl sonu zamlarıdır yaklaşan. Bu durumda yaşadığınız hayal kırıklığını anlamamak mümkün değil.

Ne yapmalı? Öncelikle İK kendine yıllık bir takvim hazırlasa iyi olmaz mı? Haftalık ve aylık olarak İK faaliyetlerini takip edeceği şekilde olursa faydalı bile olabilir. Böylelikle planlama dahilinde tüm faaliyetlerin her ihtimale karşı 1-2 ay önceden hazırlığını yapıp sunmak üzere randevu alabilir İK’cı. Mümkünse üst yönetime tek tek anlatmaktansa bir komiteye anlatmak zaman kazanmak açısından önemli. Ayrıca  bir sürü gündem konusunun  yer aldığı komitelerden ziyade sadece konusunun ik olduğu toplantılar yapmayı tercih etmek ve buna göre ajanda planı yapmak hem üst yönetim hem de ik’ya zaman kazandırabilir.

En azından haftada bir  veya  15 günde bir konularınızı gündeme getireceğiniz toplantı günleriniz olsun. Bu toplantılara plan ve hazırlık yapılırsa verimli olması tartışılmaz. Mümkün mertebe ertelemeyin, erteletmeyin üst yönetim toplantılarını. Unutulmaması gereken üst yönetimle ne kadar çok iletişimde olunursa; ik’nın da faaliyetlerini sürdürebilmesi ve stratejilerini uygulayabilmesi o kadar kolaylaşır.

Üst yönetime yapılan sunumlar veya toplantılardan itiraz mı aldınız? Gayet doğal. Yılmak yok. Toplantı öncesi bu itirazların neler olabileceğini kurum kültürünü de analiz ederek tahmin edebilirseniz süreci kontrol altına almanız kolaylaşacaktır. Dolayısıyla tüm itirazlara hazırlıklı olmak  ve yönetebilmek komitenin İK’ya olan güvenini ve inancını arttıracaktır.

Bu arada projelerinizi / önerilerinizi  sunarken soyutta kalmayın. Şirkette hangi süreçlerin düzeleceğini örnekler, analizler ve kıyaslamalarla aktarın ki ikna süreciniz sağlam temellere dayansın.

Proje, öneri veya problem çözümü konularında mevcut durumu analiz ederken, karşılaştırma tabloları hazırlamanız, ideal durumu özetlemeniz ve şirket özelinde  alınması gereken aksiyonları sunmanız üst yönetimin bakış açısını değiştirebilir. Toplantıları sonuç aksiyon planlaması yaparak tamamlamanız ve  geribildirim vermeniz takipçilik ve sonuç odaklılık yetkinliğinizi ortaya çıkarır.

Üst yönetim, şirket  stratejilerinin  paralelinde çözümler, öneriler geldiğinde bu sunumlarla  daha çok ilgilenir. Örneğin büyüme stratejisi paralelinde  kadro planlaması, yeni pozisyon talepleri, maliyetler  ve doğru istihdam konusunda sonucu göstererek ikna etmek kolaylaşacaktır. Ya da artık hayatımızda performans göstergeleri var.Bu göstergelerle tüm bölümlerin faaliyetlerini değerlendirebilir. Bu kapsamda performans göstergelerinin hangi stratejiye hizmet edeceğini veya destekleyeceğini  gösteriyor olmak  karşı tarafı heyecanlandıracaktır. Dave Ulrich’in 2016 yetkinliklerinden olan Stratejik Pozisyonlanma da aslında bu demek değil mi?

Ekim 2017